Depuis près de  50 ans, l’ADAPAR fonctionne grâce à l’énergie toutes les générations de bénévoles qui se sont succédé pour la construire, la façonner, en faire ce qu’elle est devenue aujourd’hui…

Aujourd’hui, sur la Combe de Savoie, pour administrer l’association, pour assurer l’animation des activités, près de 400 heures de bénévolat sont nécessaires chaque semaine

Les travailleurs de l’ombre

On connait les responsables d’activité, les animateurs dont on mesure le rôle essentiel dans l’encadrement, l’animation de toutes les activités… On connait moins celui de tous les bénévoles qui travaillent dans l’ombre, mais sans qui rien ne serait possible… La recherche de salles, l’organisation, la gestion, le suivi des activités, le lancement de nouveaux projets, la relation avec les adhérents avec les collectivités, la gestion du fichier, la gestion du site internet, le secrétariat, la trésorerie…tout cela prend du temps… On l’oublie souvent : tout cela est assuré par des bénévoles qui consacrent beaucoup de temps et d’énergie pour que l’association vive, fonctionne, se développe…

 

La rentrée 2020 : une période charnière…

La période particulière que nous venons de traverser a été, pour beaucoup,  l’occasion de la réflexion.

Certains bénévoles, responsables d’activité, animateurs qui ont donné du temps, souvent depuis très longtemps, aspirent aujourd’hui à prendre un peu de recul.

Assurer leur relève est une nécessité pour la pérennité de certaines activités, pour l’avenir même de l’ADAPAR ….

2020 devait aussi être l’année du renouvellement des instances de l’ADAPAR et de ses dirigeants. Le contexte sanitaire a repoussé cette échéance à 2021, mais les besoins sont toujours là et les candidats sont toujours à trouver… Le renouvellement des bénévoles est aussi le signe de la vitalité d’une association.

Toute aide est la bienvenue : chacun a des compétences, une expérience qui peuvent être utiles…

Plus nous serons nombreux, moins la charge de chacun  sera lourde…

Alors, en cette période de rentrée, si vous décidiez de vous investir un peu plus dans l’association ?  C’est la période la plus facile pour mettre le pied à l’étrier, pour que la relève se fasse en douceur, pour que les bénévoles en place vous accompagnent …

 

 

des besoins multiples

On peut classer les besoins par pôle, pour permettre à chacun de voir quelle aide il pourrait apporter, en fonction de ses envies, de ses disponibilités, de ses compétences ou de son expérience…

  •  le secrétariat
  •  la trésorerie
  •  la communication
  •  la gestion du fichier et des licences
  •  la gestion des activités et des séjours
  • la gestion des outils informatiques

.Ce qui ne préjuge pas de l’urgence ou de l’importance de pourvoir certains postes…

UN BESOIN CRUCIAL AU NIVEAU DU SECRÉTARIAT

Le secrétariat, c’est la cheville ouvrière de l’association. C’est aussi sa mémoire...

Son rôle est multiple : accueil, traitement du courrier, des mails, relation avec les mairies, premier interlocuteur des responsables d’activité, rédaction des courriers, des comptes-rendus…

des temps forts qui rythment l’année

  • la préparation de la rentrée (entre mai et septembre)
  • la rentrée…(de septembre à fin octobre)
  •  l’assemblée annuelle du secteur (en général en mai et cette année au cours du dernier trimestre 2020)
  • l’Assemblée Générale de l’ADAPAR (en général en fin d’année mais cette année en mars 2021)
  • le lancement des séjours d’hiver (en juin)
  • le lancement des séjours d’été (en novembre)
  •  la galette (en janvier…)

…mais un travail “au quotidien” essentiel

le secrétariat c’est “la vitrine” de l’association auprès de l’ensemble de  nos interlocuteurs, c’est le lien entre l’association et ses adhérents, c’est le rouage essentiel qui “fait tourner la boutique”, qui réserve les salles, qui traite les demandes (mail, téléphone courrier…), qui les dispatche au sein de l’association, tout au long de l’année…

Un rôle qui nécessite du suivi, un sens de l’organisation, du contact…

…mais une responsabilité  qui ne demande qu’à être partagée, car ce suivi au quotidien est lourd et exigeant.

des urgences

  • un renforcement indispensable au niveau de la Combe de Savoie pour soulager l’équipe actuelle et pour préparer l’avenir
  •  un comblement urgent au niveau du siège
  • un comblement urgent au niveau du CODERS pour remédier à une vacance préjudiciable au fonctionnement de ces structures.

   Nous avons besoin de votre aide…

Le développement des outils permet aujourd’hui de traiter beaucoup de choses à distance …

dans les 3 cas, la constitution de petites équipes est un bon moyen de partager le travail, la responsabilité et la contrainte, tout en facilitant les passages de relai …

LA GESTION DES FICHIERS : ESSENTIEL POUR FACILITER LE TRAVAIL DE TOUS

Le fichier des adhérents est un outil essentiel au bon fonctionnement de l’association. C’est ce qui permet de pouvoir contacter facilement les adhérents, de pouvoir adresser une communication ciblée (lancement d’une activité, annulation d’une séance…etc), de gérer les activités…

Pouvoir disposer des informations, suppose de les saisir, de les vérifier, de les corriger, de les mettre en forme, de les exploiter….

une charge de saisie importante à la rentrée

La période des inscriptions et des renouvellements de licence est une période importante au cours de laquelle se concentre l’essentiel du travail de saisie : il faut vérifier les dossiers, enregistrer les informations, pointer les activités, enregistrer les chèques, préparer les bordereaux pour la banque, saisir, éditer et envoyer les licences.

Tout cela prend du temps…: entre 150 heures et 200 heures pour les 1200 adhérents que compte l’ADAPAR Combe de Savoie).

Un rôle qui nécessite de la rigueur …et un peu d’aisance avec les outils informatiques.

 

une exploitation des informations tout au long de l’année

Pour disposer d’un outil fiable, efficace et réactif, il faut faire vivre ce fichier d’adhérents, tout au long de l’année : mettre à jour les informations, les exploiter, les mettre en forme…

Un rôle qui nécessite de l’aisance avec les outils informatiques et une bonne maitrise d’excel.

C’est un besoin essentiel pour l’avenir de l’association….

Une équipe s’est constituée ces dernières années

Elle ne demande qu’à être renforcée

Les inscriptions vont commencer dès ce mois d’août

Alors, si le coeur vous en dit…..

LA GESTION DU SITE INTERNET : UN ENJEU POUR DISPOSER D’UN OUTIL EFFICACE

Avec la refonte de son site internet, l’ADAPAR s’est doté fin 2019 d’un outil pour faciliter sa communication et faciliter la gestion de l’association.

Il est devenu le canal de diffusion principal de l’information.

3 raisons essentielles :

  • 9 adhérents sur 10 ont un accès internet
  • C’est l’outil qui permet la meilleure réactivité et de disposer en permanence d’une information actualisée, de mettre à disposition des photos, des vidéos, des documents à télécharger….
  • c’est enfin un moyen qui permet d’optimiser le temps consacré par les bénévoles

Comme tout site internet, …2 clés essentielles :

  • la fréquence de son actualisation…pour disposer en permanence de l’information la plus fraiche. La qualité de notre site dépendra avant tout de notre capacité à l’alimenter, à le rafraichir
  • la richesse de son contenu…pour qu’il devienne pour chacun, la référence où trouver l’information que l’on cherche, quelle qu’elle soit…

Cela prend du temps…

A ce stade et au moment de lancer la nouvelle saison, il est nécessaire de renforcer l‘équipe chargée de son administration.

Un rôle qui nécessite l’envie de communiquer, un peu d’aisance avec les outils informatiques mais pas de compétences particulières sur la gestion d’un site.

Une formation si besoin et l’entraide dans un travail d’équipe, peuvent avec un un minimum de pratique, permettre d’être rapidement à l’aise dans la création ou la mise à jour de n’importe quelle page.

C’est aussi un moyen d’apporter à l’association une aide précieuse et de répartir plus largement le temps de bénévole nécessaire au bon fonctionnement de l’association.

Chacun peut aussi être contributeur pour alimenter l’équipe chargée de l’ administration du site : toutes les informations, documents, photos,  concernant votre activité sont les bienvenus…

Pensez-y…!

 

Responsables d’activités : DES BESOINS POUR CETTE NOUVELLE SAISON

Après de longues années consacrées à l’animation, à la gestion, à l’encadrement des activités de l’ADAPAR, un certain nombre de bénévoles nous ont fait connaitre leur souhait de passer le relai pour la prochaine saison.

Un grand merci à eux pour leur engagement, leur dévouement et tout le travail accompli au sein de l’association…

La recherche de solutions pour assurer la continuité de nos activités pour la prochaine saison, s’impose à nous.

 

AQUAGYM

Après 18 ans consacrés à la gestion de l’activité, Michel et Jeannine VERNEY ont souhaité passer la main pour la prochaine saison. Cet engagement exceptionnel, la rigueur et l’efficacité apportée dans le suivi de cette activité, auront permis chaque année  à plus d’une centaine d’adhérents de pratiquer l’Aquagym sur le bassin chambérien. Un grand merci à eux deux.

Il nous faut donc trouver pour la prochaine saison, un responsable de l’activité pour reprendre le flambeau…

 

CHORALE

Après plus de 18 ans, à la tête de la Chorale, Jacqueline SPILMONT, notre Cheffe de Chœur, souhaite passer la main à la prochaine rentrée.

Différentes pistes sont à l’étude pour assurer la continuité de notre chorale…mais nous aurions besoin d’un chef de choeur (*)

Alors, si vous avez cette corde à votre arc, si vous connaissez quelqu’un que l’expérience  pourrait intéresser,  n’hésitez pas à vous faire connaitre  auprès de l’ADAPAR

(*) Un chef de chœur est un musicien chargé de préparer et de coordonner le chant des différents pupitres d’un chœur ou d’une chorale, en vue d’exécuter une œuvre musicale. Il peut être assisté dans son travail par des chefs de pupitre.

 

 

 

DANSES TOUS PAYS

Après plus de 18 ans consacrés à l’animation de l’activité, Chantal GRIMONET a également souhaité prendre un peu de recul, la prochaine saison, sans être un retrait brutal.

 

 

 

MINI BALADES

Gérard CHASSANDE, Responsable de l’activité mais également animateur Tai Chi, a souhaité pouvoir recentrer son engagement sur cette dernière activité, la prochaine saison, mais il ne quitte pas pour autant l’équipe d’animateurs.

L’activité, lancée il y  a 3 ans seulement, est désormais bien en place. Chaque sortie a montré combien elle répondait à un  besoin. L’équipe d’animateurs s’est bien étoffée…

  •  Il nous faut donc trouver pour la prochaine saison, un responsable de l’activité pour reprendre le flambeau…

 

Le Responsable d’activité est le chef d’orchestre qui va organiser l’activité, garantir l’articulation avec le secrétariat, assurer le suivi tout au long de la saison, gérer les présences, rechercher les animateurs…

LES ANIMATEURS : LA QUETE PERMANENTE

Autour de 75 animateurs en activité : cela représente un animateur pour 16 adhérents…mais :

  • la réalité est très disparate d’une activité à une autre
  • chaque année, des animateurs arrêtent, pour des raisons de santé ou tout simplement pour laisser la place à d’autres…

Chaque année, c’est entre 10 et 15 nouveaux animateurs qui entament un cursus de formation sur la Combe de Savoie. C’est indispensable pour :

  • alléger la contrainte qui pèse sur les animateurs
  • permettre à ceux qui veulent s’arrêter de le faire
  • assurer la relève et la pérennité de l’activité

L’aventure vous tente ?

Parlez en aux animateurs, animatrices, vous les connaissez, vous les voyez dans la pratique de leur responsabilité , il pourront vous parler de leur expérience et vous aider dans la démarche.
Nous avons besoin de chacun.

DIRIGEANT : LE RENOUVELLEMENT INDISPENSABLE

Parce qu’il faut coordonner l’action de tous les bénévoles, mettre sur les rails les projets, imaginer l’association de demain, il faut des chefs d’orchestre…

 

 

2020-2021 : l’heure est au renouvellement

Les reports de l’Assemblée Générale Élective de l’ADAPAR au 1er trimestre 2021 et de l’Assemblée Annuelle de la Combe de Savoie en octobre, ne changent rien aux enjeux. Le contexte sanitaire a amené tous les élus de l’ADAPAR, dans un souci de responsabilité, à prolonger leur mandat, le temps nécessaire, mais cela ne reste qu’un report.

 

C’est bien à l’Assemblée Annuelle d’octobre, qu’il reviendra aux adhérents du secteur de la Combe de Savoie de choisir et d’élire un nouveau Responsable de Secteur.

 

 

C’est bien lors de l’Assemblée Générale de l’ADAPAR au 1er trimestre 2021 que sera renouvelé  le Comité de Direction.

 

 

 

Pour ces 2 échéances, il faudra des candidats….

La charge est lourde si elle est peu partagée… en revanche, animer une équipe, construire, impulser un projet, est une mission exaltante…

Sans dirigeant, il n’y aura plus d’association…..

Envie d’en savoir plus sur l’un ou l’autre de ces postes…